หน่วยที่ 2 ข้อมูล

ความหมายของข้อมูล

1.ความหมายของข้อมูล

            ข้อมูล คือข้อเท็จจริงหรือเหตุการที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่างๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของ สถานที่ อื่นๆ โดยอยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมต่าการสื่อสาร  การแปลความหมายและการประมวลผลข้อมูลอาจจะเป็นตัวเลข อักขระ หรือสัญลักษณ์ใดๆ เช่น เลข 1.5 อาจจะถูกกำหนดให้เป็นจำนวนหน่วยการเรียนของ วิชาความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ 8.30 แทนเวลาเข้าเรียน สัญลักษณ์ แทน การเลี้ยวขวา เป็นต้น กรรมวิธีการรวบรวมข้อมูลเป็นจุดเริ่มต้นของการดำเนินงาน การรวบรวมข้อมูลที่ดีจะได้ข้อมูล รวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำ ครบถ้วน ดีงนั้น ผู้ดำเนินการต้องให้ความสำคัญที่จุดนี้โดยเฉพาะความรวดเร็ว ความรวดเร็วของการเก็บข้อมูลจึกผูกพันกับเทคโนโลยีซึ่งมีหลายวิธี เช่น การใช้ไปรษณีอิเล็กทรอนิกส์ การเชื่อมต่อกับระบบปลายทางเพื่อรับข้อมูลการใช้โทรสาร การใช้ระบบอ่านข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ การเชื่อมต่อกับระบบปลายทางเพื่อรับข้อมูลการใช้โทรสาร การใช้ระบบอ่านข้อมูลอัตโนมัติ เช่น เครื่อง กราดตรวจ (scanner) เครื่องอ่านข้อมูลที่เป็นรหัสแท่ง (barcode reader)

ข้อมูลมีหน่วดวัด ดังนี้

ประเภทของแฟ้มข้อมูล

           แฟ้มข้อมูลหลัก (Master File)  เป็นแฟ้มข้อมูลซึ่งเก็บข้อมูลที่สำคัญ เช่น แฟ้มข้อมูลประวัติลูกค้า (Customer master file)  แฟ้มข้อมูลประวัติผู้จัดส่งสินค้า (Supplier master file)

          

           แฟ้มรายการปรับปรุง (Transaction File)  เป็นแฟ้มที่บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลหลักที่มีการเปลี่ยนแปลงในแต่ละวัน  รายการที่เกิดขึ้นต้องนำไปปรับปรุงกับแฟ้มข้อมูลหลักเพื่อให้แฟ้มข้อมูลหลักมีข้อมูลที่ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา

          การปรับปรุงแฟ้มข้อมูลสามารถทำได้หลายอย่าง เช่น  การเพิ่มรายการ (Add record)  การลบรายการ (Delete record)  และการแก้ไขรายการ (Edit)  การจัดระเบียบแฟ้มข้อมูล (File organization)  มีวิธีการจัดได้หลายประเภท  เช่น

การจัดระเบียบแฟ้มข้อมูลแบบตามลำดับ (Sequential File organization)  ลักษณะการจัดข้อมูลรายการจะเรียงตามฟิลด์ที่กำหนด (Key field)  เช่น  เรียงจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปหาน้อยหรือเรียงตามตัวอักษร

การจัดระเบียบแฟ้มข้อมูลแบบตรงหรือแบบสุ่ม (Direct or random file organization)  โดยส่วนมากมักจะใช้จานแม่เหล็ก (Hard disk)  เป็นหน่อบเก็บข้อมูลการบันทึกหรือการเรียกข้อมูลขึ้นมาสามารถเรียกได้โดยตรง  ไม่ต้องผ่านรายการอื่นก่อนเราเรียกวิธีนี้ว่า  การเข้าถึงข้อมูลโดยตรง (Direct access)  หรือการเข้าถึงโดยการสุ่ม (Random Access)

การจัดการแฟ้มข้อมูล

          การจัดการแฟ้มข้อมูล ( File Management )  ในอดีตข้อมูลที่จัดเก็บไว้จะอยู่ใรูปของแฟ้มข้อมูลอิสระ ( Conventional File )  ซึ่งระบบงานแต่ละระบบก็จะสร้างแฟ้มของตนเองขึ้นมาโดยไม่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน  เช่น  ระบบบัญชี  ที่่สร้างแฟ้มข้แมูลของตนเอง    ระบบพัสดุคงคลัง ( Inventory )  ระบบการจ่ายเงินเดือน ( Payroll )  ระบบออกบิล ( Billing )  และระบบอื่น ๆ 

รหัสข้อมูล

          ความหมาย  รหัสแทนข้อมูล  คือรหัสที่ใช้แทนข้อมูลเพื่อส่งเข้าไปบันทึกไว้ในเครื่องและให้เครื่องประมวลผล

          ชนิดและลักษณะของรหัสแทนข้อมูลแบบต่าง ๆ รหัสแทนข้อมูลมี  3  ประเภท ได้แก่

BCD ( BINARY CODED DECIMAL )  เป็นรหัสแบบ  6 บิต  เป็น  1 ไบต์  แบ่งเป็น  2 ส่วน

Zone Bit  คือ   2 บิตแรก  เป็นตัสชี้รหัสกลุ่ม, ตัวอักษร, ตัวเลข, อักระพิเศษ

Digit Bit  คือ  4 บิตหลัง  เป็นเลขฐาน  2 จำนวน  4 ตัว  ค่าเปลี่ยนตามตำแหน่งตัวอักษร  BCD  แบ่งเป็น  3 ส่วน

          1.  ข้อมูลที่เป็นตัวเลข ( 0 - 9 )  -  Zone Bit  เป็น  00  เช่น  6 ฐาน  10 ฐาน  เป็น  BCD 000110

          2.  ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ( A - Z )  -  แบ่งเป็นกลุ่มละ  9 ตัว

A - I  Zone Bit  เป็น  11

J - R  Zone Bit  เป็น  10

S - Z  Zone Bit  เป็น  01

          3.  ข้อมูลที่เป็นอักขะพิเศษ  เช่น  *, +, -, /, $  เป็นต้น

ชนิดของข้อมูล

1. ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร  หมายถึง  ข้อมูลที่เป็นตัวหนังสือภาษาต่าง ๆ เช่น  ภาษาไทย  ภาษาอังกฤษ  เป็นต้น
2. ข้อมูลที่เป็นตัวเลข  หมายถึง  ข้้อมูลที่เขียนแทนตัวเลข  ทั้งเลขไทยและเลขอารบิก
3. ข้อมูลที่เป้นภาพ  หมายถึง  ภาพจริง  ภาพวาด  วัตถุ  และสิ่งของชนิดต่าง ๆ 
4. ข้อมูลอื่น ๆ  เป็นข้อมลนอกเหนือจากที่กล่าวมาแล้ว  เช่น  เสียง  แสง  ความร้อน  เป็นต้น

ลักษณะของข้อมูลที่ดี

          การดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดี  ข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน  ดังนี้

1. ความถูกต้อง
2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน
3. ความสมบูรณ์
4. ความชัดเจนและกะทัดรัด
5. ความสอดคล้อง

ระบบแฟ้มข้อมูล

          หากมีความต้องการเพิ่มหรือปรับปรุงโครงสร้างข้อมูล  ก็จำเป็นต้องแก้ไขโปรแกรมเพื่อปรับปรุุงโครงสร้างใหม่เสมอ  ซึ่งข้อจำกัดของระบบแฟ้มข้อมูล  มีดังนี้

1. ข้อมูลมีการเก้บแยกจากกัน
2. ข้อมูลมีความซ้ำซ้อน
3. ข้อมูลมีความขึ้นต่อกัน
4. มีรูปแบบที่ไม่ตรงกัน
5. รายงานต่าง ๆ ถูกกำหนดไว้อย่างจำกัด

วิธีการประมวลผลข้อมูล

          การประมวลผลข้อมุลด้วยคอมพิวเตอร์แบ่งออกเป็้น  3 ขั้นตอน  คือ

1. การเตรียมข้อมูลเข้า ( Input Data )
2. การประมวลผล ( Processing )
3. การนำเสนอข้อมูล ( Output )

ประเภทของการประมวลผลข้อมูล

          การประมวลผลข้อมูลแบ่งออกได้เป็น  3 แบบ  คือ

1. การประมวลผลด้วยมือ ( Manual Data Processing )
2. การประมวลผลด้วยมือกับเครื่องจักรกล ( Manual With Machine Assistance Data Processing )
3. การประมวลผลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ ( Electronic Data Processing )

ประโยชน์ของการประมวลผลข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

1. มีความร้วในการทำงานให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
2. มีความถูกต้องสูง
3. สามารถทำงานตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้  โดยการสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานงามวันและเวลาที่กำหนด
4. มีความสามารถในการจัดเรียงลำดับ  ค้นหา  และสรุปผล
5. มีความสามารถทำงานข้อมูลมาก ๆ ได้
6. มึความสามารถในการตัดสินใจได้  โดยกำหนดเงื่อนไขด้วยการเขียนโปรแกรมคำสั่ง

วิธีการประมวลผลข้อมูลของคอมพิวเตอร์
 วิธีการประมวลผลข้อมูลของคอมพิวเตอร์  สามารถแบ่งได้  7 ประเภท  ดังนี้

1. วิธีการประมวลผลแบบออฟไลน์ ( Off - line Processing )
2. วิธีการประมวลผลแบบออนไลน์ ( On - line Processing )
3. วิธีการประมวลผลแบบกลุ่ม ( Batch Processing )
4. วิธีการประมวลผลแบบแบ่งเวลา ( Time Sharing Processing )
5. วิธีการประมวลผลแบบเวลาจริง ( Real Time Processing )
6. วิธีการประมวลผลแบบหลายโปรแกรมหรือมัลติโปรแกรมมิง ( Multiprogramming )
7. วิธีการประมวลผลแบบมังติโพรเซสซิง ( Multiprocessing )